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agosto 2017

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Empresas de destrucción de documentos: garantizando la privacidad

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empresas de destrucción de documentos

¿Ha pensado alguna vez en la cantidad de lugares donde deja información propia? Hablamos de bancos, hospitales, comercios, empleadores y muchos más. El resguardo de la confidencialidad es objeto de la Ley Orgánica de Protección de Datos y esa es la razón de que actualmente existan empresas de destrucción de documentos.

La normativa vigente de la LOPD obliga a la supresión adecuada de toda la información privada de clientes, proveedores, empleados y otros, ya sea que se tenga en papel o en soporte digital. Y no es cuestión, sencillamente, de romper la hoja en cuatro pedazos o borrar el archivo electrónico, sino que hay que cumplir con una serie de procedimientos seguros establecidos con claridad.

Sistemas de eliminación de impresos

  • Servicio externo: existen corporaciones certificadas con la norma UNE-EN 15713-2010 para realizar esta labor que recogen, trasladan y destruyen el material que contiene datos que han dejado de ser útiles o que resultan susceptibles a reclamos judiciales. La acumulación se lleva a cabo en contenedores de seguridad, proporcionados por la empresa contratada.

La firma subcontratada tiene que seguir las buenas prácticas garantizadas por un contrato que incluye la entrega del certificado respectivo. Además, debe contar con instalaciones propias adecuadas, vehículos especializados con geolocalizadores y personal cualificado.

  • Trituradora de papel: se consiguen con facilidad en el mercado, aunque no todas se adaptan a los requerimientos, puesto que cortan los trozos en distintos tamaños, desde las tiras hasta los muy pequeños que no permiten ningún tipo de reconstrucción. El usuario tendrá que adquirir la máquina según el nivel de reserva exigido y el volumen manejado. Los restos se depositan en cualquier contenedor para reciclaje de este producto.
  • Calcinación: es un proceso sencillo de hacer en aquellas compañías que, por su función, disponen de un horno o caldera. Así la documentación se quema hasta convertirse en ceniza, obedeciendo lo establecido en las directrices legales.

Cada una de estas opciones presenta ventajas y desventajas; sin embargo, considere que en la externalización se transfiere el riesgo, se ahorra el valioso tiempo de trabajadores dedicados a ello y adicionalmente es una alternativa limpia y con garantías de cumplimiento legal a un bajo coste.

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